Zum Budget jedes Unternehmens vom kleinen Start-Up bis zum Großkonzern gehören Personalkosten. Ohne Personal sind Entwicklung und Markterfolg unmöglich. Doch die Kosten für die Mitarbeiter schwanken monatlich und jährlich, abhängig von Krankheits- und Urlaubszeiten, Arbeitszeitmodellen und weiteren Faktoren. Personal-Finanzplanungssoftware hilft dabei, das verfügbare Budget solchen Bedingungen ohne Kostenüberraschungen jederzeit effizient anzupassen.
Personal-Finanzierungssoftware: Anteil an den Unternehmensausgaben
Der reine Kostenbetrag für beschäftigtes Personal ist dessen Bruttolohn. Dieser wird im Arbeitsvertrag nach statistischen Sollwerten festgelegt. Jedoch kann der Sollwert durch Krankheit, Überstunden, Wochenendzuschläge oder spezielle Ausfallzeiten stark vom eigentlichen Istwert abweichen. Analysen der letzten Jahre zeigen, dass die tatsächlichen Personalkosten in herstellenden Unternehmen bis zu 40 Prozent der Gesamtkosten für die Produktion betragen. Bei Dienstleistern können es bis zu 80 Prozent werden. Eine Senkung dieser prozentualen Kosten ist über Lohnkürzungen kaum möglich. Allerdings gelingt es mit der richtigen Planung, unnötige Mehrkosten einzudämmen.
Zwischen Bruttoausgaben und der eigentlichen Nettoausgabe an die Mitarbeiter ändern sich die Beiträge des Arbeitgebers für Sozialleistungen, das eigentliche Gehalt und verpflichtende oder optionale Zuschläge. Erst durch eine Analyse der bisherigen Zusammensetzung lassen sich diese Kosten für die Zukunft besser kalkulieren. Mit der optimalen Finanzplanungssoftware muss dafür nirgendwo gekürzt werden. Vielmehr ist das Ziel, genauer am Budget für künftige Schwankungen zu planen. In diesen Schritten lässt sich die Planung mit digitaler Hilfe vorbereiten und umsetzen.
Schritt Eins: Analyse der aktuellen Personalkosten mittels Finanzplanungssoftware & Co.
Ein Anteil an den Personalkosten liegt ab der Einstellung eines Mitarbeiters fest. Doch die Fixkosten verändern sich im Laufe der Anstellung. Diese Analysewerte müssen dafür in Prozent und konkreten Geldwerten betrachtet werden:
- Entgeltstrukturen nach Voll- und Teilzeitbeschäftigung
- Anteil der Sozialleistungen nach gesetzlichen Vorgaben
- Zuschläge oder Abzüge nach Art der Arbeit und vorgegebenen Einsatzzeiten
- Ausfallkosten für Krankheit oder Unfall, wetterbedingt oder wegen Zeiten der Kurzarbeit
Die Situation in Firmen kann die Veränderung der eigentlich vereinbarten Entgeltstruktur nötig machen. Ebenso ist es ohne Analyse nicht vorhersehbar, ob möglicherweise Mehrkosten für Aushilfskräfte für die aktuelle Auftragslage entstehen. Hilfreich in der Analysephase ist mindestens die Auswertung der letzten 12 Monate. Mit Finanzplanungssoftware können ohne zeitlichen Mehraufwand auch die letzten Jahre exakt betrachtet und in die Kostenplanung einbezogen werden. Bereits jetzt planen: In der Analysephase zeigt es sich oft, dass die Änderung von Modellen zu Arbeitszeit oder Entgelt erhebliches Sparpotenzial zu den Personalkosten enthalten. Doch sollte mindestens die Rechtsabteilung solche Pläne prüfen. So lassen sich kostspielige Auseinandersetzungen im internen und externen Kostenbereich von vornherein vermeiden.
Schritt Zwei: Zielbeschreibung konkret ausformulieren
Personalkosten senken bedeutet Auseinandersetzungen. Gerade beim Gehalt ist es fair, dass Mitarbeiter dagegen aufbegehren. Zuschläge und freiwillige Zusatzleistungen bedeuten eine Verbesserung für jeden Einzelnen – aber häufig erhebliche Mehrkosten für das Unternehmen. Dennoch lohnt ein Meeting im Extremfall, beispielsweise den Ausfall von Weihnachtsgeld oder die vorübergehende Kurzarbeit frühzeitig anzukündigen. Natürlich bedeutet das einen Einschnitt in das eigentliche Vorhaben. Die derzeit Beschäftigten lassen sich mit Argumenten der Finanzplanungssoftware allerdings fast immer von den Vorteilen dieser nötigen Maßnahmen überzeugen. Zugunsten der Firmenentwicklung oder zum Abfangen vorübergehender Markteinbußen ist das direkte Gespräch mit konkreten finanziellen Fakten unausweichlich.
Es kann Firma und Arbeitsplätze retten und sogar für die Zukunft Aussicht auf eine Verbesserung der Personalkosten bedeuten.
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Schritt Drei: Ziele mit diesen Möglichkeiten umsetzen
Die Planung und bei Bedarf Senkung der Personalkosten beginnt bereits mit der Formulierung von Arbeitsverträgen. Hierfür spielen die wöchentliche Arbeitszeit oder Vereinbarungen zum Stundenabbau durch Freizeit statt Bezahlung eine Rolle. Insgesamt sind dies die besten Möglichkeiten, Personalkosten übersichtlich zu halten oder zu senken:
Mit Aushilfskräften Arbeit auf Abruf vereinbaren
Nicht immer reicht die Kapazität vorhandener Vollbeschäftigter aus, um Auftragsspitzen abzufangen. Hier kann für geringere Personalkosten der Abruf von Aushilfskräften günstig sein. Solches Abrufpersonal kann für 15 bis 25 Stunden monatlich beschäftigt werden. Dies wirkt sich auf die Sozialkosten ebenso wie auf Einsparungen beim Gehalt aus. Neben geringeren Kosten hat der Abruf immer der gleichen Aushilfskräfte einen Vorteil für die Einarbeitung. Nach einer Weile füllen sie auch die 15 bis 25 Stunden von Auftragsspitzen gut eingearbeitet aus. Dies kann die Produktivität erhöhen und somit die Kostenbilanz des gesamten Unternehmens verbessern.
Aufgaben an externe Dienstleister auslagern
Viele betriebliche Prozesse sind für den Firmenerfolg unvermeidlich. Viele Arbeiten sind aber nicht direkt in den Entwicklungs- und Produktionsprozess involviert. Etwa die Pflege von Websites und einige digitale Expertenaufgaben sind bei einer externen Agentur besser aufgehoben. Dies verlangt gute Koordination, um die Aufgaben für die externen Spezialisten nach Kosten, Zeit und Anforderungen genau zu formulieren. Diese Möglichkeit zur Senkung der Personalkosten birgt allerdings Risiken. Deshalb ist ein zuverlässiges Vertrauensverhältnis für zufriedenstellende Ergebnisse einer solchen Zuarbeit unverzichtbar.
Leiharbeit als Sparmöglichkeit
Verschiedene Verbände haben sich auf die Vermittlung von Mitarbeitern auf Zeit spezialisiert. Das Unternehmen beschreibt exakt, welcher Leiharbeiter für welchen Zeitraum verlangt wird und was er leisten soll. Erstens steht so nötige Arbeitskraft kurzfristig zur Verfügung. Zweitens entfällt viel Zeit für Stellenausschreibungen und Vorstellungsgespräche. Bereits dadurch wird das Verhältnis der Personalkosten zur Effizienz der Mitarbeiter besser. Häufig erweisen sich Leiharbeiter sogar als potenziell spätere Fachkräfte, die ohne nochmalige Einarbeitungszeit in eine Festanstellung wechseln können.
Arbeitszeit im Vertrag möglichst flexibel formulieren
Ein jährlicher Durchschnitt für die Wochenarbeitszeit beträgt nach aktuellen Tarifvorgaben etwa 40 Stunden. Doch es gibt im Verlauf der Monate Spitzenzeiten, zu denen eine höhere wöchentliche Arbeitszeit nötig ist. Andererseits kommt es zu stilleren Zeiten häufig zu einer geringeren Arbeitszeit. Unternehmen sollten künftige Einsatzzeiten zunächst mit bisherigen Erfahrungen vergleichen. Bei einer solchen Analyse hilft geeignete Software. Finanzierungssoftware lässt sich ebenfalls einsetzen, um Arbeitsverträge kostensparend und flexibel auszuarbeiten. Zum Beispiel kann vereinbart werden, dass je nach Anforderungen einmal nur 25, ein anderes Mal bis zu 45 Stunden ohne Mehrkosten durch Zuschläge oder Ausgleichsgelder geleistet werden. Nicht unterschätzt werden darf dabei der höhere Koordinationsaufwand.
Personal-Finanzierungssoftware: Das Fazit
Die Gesamtkosten in einem Unternehmen bestehen aus unterschiedlichen Posten. Zu den größten und wichtigsten gehören die Personalkosten. Im Zuge der Digitalisierung können diese mit geeigneter Finanzierungssoftware aktuell, kurzfristig und langfristig gut geplant werden. Im Bedarfsfall hilft die gleiche Software auch beim Vergleich von Sparmöglichkeiten und der Straffung nötiger Personalkosten bei wechselndem Bedarf.
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