Hinter der Abkürzung GoBd verbergen sich die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form. Ein Thema, das für jedes Unternehmen Pflicht ist. Der Hintergrund zu dieser Regelung bezieht sich auf den Fall einer Betriebsprüfung. In dieser Situation müssen Prüfern alle Unterlagen in einer Form zur Verfügung gestellt werden, die einen reibungslosen Ablauf ermöglicht.
Die GoBD legt nicht fest, welche Unterlagen aus steuerrechtlicher Sicht archiviert werden müssen. Die Grundsätze beziehen sich lediglich auf die Form der Speicherung von Unterlagen als fälschungssicheres digitales Dokument. Eine revisionssichere Archivierung muss nachvollziehbar und nachprüfbar sein, sie muss eindeutig, wahrheitsgemäß und fortlaufend aufgezeichnet sein, sowie vollständig, richtig und die Einzelaufzeichnungspflicht erfüllen.
Die Buchungen müssen zeitgerecht durchgeführt worden sein und bei keiner der Aufzeichnungen darf die Möglichkeit einer Veränderung bestehen. Im Grunde muss jeder Beleg, der durch die Hände eines steuerberatenden Unternehmens gegangen ist und bei der steuerlichen Berechnung berücksichtigt wurde, in dieser Form archiviert werden und auf Abruf zur Verfügung gestellt werden.
Welche Dokumente müssen aufbewahrt werden?
Wie bereits erwähnt, müssen alle Dokumente, die im Kontext der Steuer stehen, chronologisch aufbewahrt werden. Die Aufbewahrungsfristen können unterschiedlich sein. Sicherheit darüber, ob bei der Archivierung alle Dokumente vollständig erfasst werden, ergibt sich über die steuerrechtliche Beratung.
Digitale Datensicherung
Mit der letzten Neufassung der Grundsätze wurde die Nutzung von digitalen Systemen für alle Unternehmen verpflichtend. Dies hat zum einen Erleichterung gebracht, sodass Dokumente zum Zweck der Archivierung im Ausland gescannt und als PDF aufbewahrt werden dürfen oder dass Cloud-Systeme für die Speicherung genutzt werden. Gleichzeitig wurden die Sicherheitsbestimmungen für die Archivierung erhöht.
So müssen Sicherheitszertifikate vorhanden sein und digitale Datenverarbeitungssysteme müssen dem Finanzamt gemeldet werden. Wichtig für kleine Unternehmen ist die Einhaltung der Nicht-Veränderbarkeit. Die kostengünstige Lösung, Rechnungen und Buchführung über eine Officeanwendung zu machen, ist nicht GoBD-konform, da die Dokumente leicht verändert werden können.
Die richtige Buchhaltungssoftware wählen
Die GoBD gilt für Unternehmen jeder Größenordnung und auch für Betriebe, die unter die Kleinunternehmer-Regelung fallen. Die effektivste Lösung, die Vorschriften der GoBD einzuhalten, ist die Nutzung einer Buchhaltungssoftware, die die Grundsätze einhält. Dies schenkt nicht nur die Sicherheit, nicht gegen geltendes Recht zu verstoßen, sondern erleichtert auch den betrieblichen Ablauf. Eine Software für alle Buchungen, Zahlungsvorgänge und Quittungen vereint alle wichtigen finanziellen Transaktionen. Das Komplettpaket kann vollständig an die steuerliche Beratung übergeben werden und nach Berechnung der Abgaben vollständig archiviert werden.
Einfacher und sicherer geht es nicht. Die einzige Fehlerquelle besteht darin, Papierquittungen und Bargeldzahlungen als PDF in das System zu übertragen. Unterschiedliche Schnittstellen ermöglichen das direkte Einfügen von Kontoauszügen. Die Speicherungen in einer Cloud mit einem Sicherheitszertifikat ist rechtskonform und die Bereitstellung im Falle einer Betriebsprüfung kann mit wenigen Klicks erfolgen.
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