Onlinehändler stehen im Wettbewerb um Kunden und zugleich im Fokus der Finanzverwaltung. Die GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form) legen dabei klar fest, wie digitale Geschäftsvorgänge aufzuzeichnen sind. Für Händler im E-Commerce bedeutet das, dass Prozesse effizient und gleichzeitig jederzeit rechtssicher ablaufen müssen. Eine digitale Buchhaltung hilft dabei, insofern sie korrekt eingesetzt wird.
Was die GoBD im E-Commerce wirklich verlangen
Täglich entstehen im Onlinehandel unzählige Buchungsvorgänge, darunter Bestellungen, Zahlungen, Rückerstattungen, Versandkosten und Plattformgebühren. Die GoBD fordern für jede dieser Transaktionen eine vollständige, korrekte, zeitnahe und nachvollziehbare Erfassung. Digitale Belege sind dazu revisionssicher zu speichern und dürfen nicht nachträglich verändert werden. Alle Schritte müssen obendrein für Dritte prüfbar dokumentiert sein.
Diese Regelung trifft große Konzerne ebenso wie kleine Onlinehändler, die ihre Produkte beispielsweise über Etsy oder einen kleinen WooCommerce-Shop verkaufen.
Diese Fehler kosten im Zweifel richtig Geld
Viele Händler unterschätzen, wie schnell formale Fehler entstehen. Das gilt hauptsächlich dann, wenn mehrere Systeme parallel im Einsatz sind. Ein Kunde bestellt zum Beispiel im eigenen Shop, bezahlt über PayPal, der Versand läuft über DHL, aber die Buchung erfolgt erst Tage später händisch in der Buchhaltungssoftware. Diese Verzögerung widerspricht dem GoBD-Prinzip der zeitnahen Erfassung.
Auch die Archivierung sorgt häufig für Probleme. Wenn beispielsweise Rechnungen nur als PDF auf dem Desktop gespeichert oder Exporte aus Payment-Systemen regelmäßig überschrieben werden, fehlt am Ende die prüfbare Dokumentation. Solche Lücken führen dazu, dass bei einer Betriebsprüfung einzelne Geschäftsvorfälle nicht mehr nachvollziehbar sind. Das Finanzamt wertet das schnell als formellen Mangel und im schlimmsten Fall droht eine Hinzuschätzung der Einnahmen. Ohne revisionssichere Belege fehlt schließlich der Nachweis, dass alle Umsätze korrekt erfasst wurden.
So hilft die digitale Buchhaltung konkret
Digitale Buchhaltungslösungen schaffen hier Abhilfe, indem sie Schnittstellen zu Shops, Marktplätzen, Zahlungsdienstleistern und Versanddiensten liefern. Dadurch fließen die relevanten Daten automatisch zusammen. Maßgeblich ist jedoch, dass Buchungen mit einem Zeitstempel versehen, Änderungen nachvollziehbar protokolliert und alle Belege revisionssicher gespeichert werden.
Passende Systeme unterstützen diese Prozesse mit automatisierten Funktionen. Rechnungen werden unter anderem direkt im System erzeugt, Zahlungen automatisch abgeglichen und steuerliche Vorgaben integriert. Insbesondere für kleinere Händler entsteht so ein effizienter und relativ simpel einzuführender Arbeitsablauf, der den GoBD-Anforderungen gerecht wird.
Eine Automatisierung schafft spürbare Entlastung
Automatisierte Buchhaltungsprozesse nehmen Onlinehändlern zahlreiche manueller Aufgaben ab und reduzieren zugleich deutlich die Fehleranfälligkeit. Sobald Zahlungseingänge nämlich automatisch den passenden Rechnungen zugeordnet, Belege systematisch erfasst und regelmäßig synchronisiert werden, entsteht ein zuverlässiger Datenfluss. Dadurch sinkt das Risiko von Buchungslücken, Zahlendrehern oder fehlenden Dokumentationen.
Auch Rückfragen vom Steuerberater oder dem Finanzamt lassen sich einfacher beantworten, wenn alle Informationen schnell verfügbar und sauber aufbereitet sind. Statt Daten aus verschiedenen Systemen manuell zusammenzutragen, stehen strukturierte Auswertungen, vollständige Belegketten und geprüfte Buchungssätze auf Knopfdruck bereit. Zudem wird der Alltag übersichtlicher. Wiederkehrende Aufgaben laufen im Hintergrund und zugleich konzentriert sich das Team auf das operative Geschäft. Die Automatisierung bringt damit Ordnung ins System und mehr Sicherheit bei der Einhaltung der GoBD.
Worauf Händler selbst achten sollten
Trotz aller Automatisierung bleibt ein gewisser Aufwand notwendig. So sollten die verwendeten Buchhaltungstools mit dem Steuerberater abgestimmt werden, insbesondere im Hinblick auf Kontenrahmen und Steuersätze. Schnittstellen zu Shopsystemen, Zahlungsanbietern und Versandlösungen sind außerdem stabil einzurichten. Fehlerhafte oder veraltete Verbindungen führen sonst zu Lücken im Datenfluss und damit zu Verstößen gegen die GoBD-Vorgaben.
Einführung eines digitalen Systems
Bevor ein neues System eingeführt wird, ist eine saubere Bestandsaufnahme sinnvoll.
- Welche Plattformen werden genutzt?
- Wo entstehen Buchungen?
- Welche Belege fallen an?
Anschließend sollte ein System ausgewählt werden, das diese Prozesse abdeckt und bereits GoBD-Testate oder entsprechende Funktionen umfasst. Die Abstimmung mit dem Steuerberater ist auch hier sinnvoll, insbesondere bei Sonderfällen wie Gutschriften, Teillieferungen oder steuerfreien Ausfuhrlieferungen.
Zudem sollten Unternehmen festlegen, wer im Team welche Berechtigungen erhält. Interne Rollenverteilungen sorgen nämlich für klare Zuständigkeiten und verbessern zugleich die Nachvollziehbarkeit im System.
Kontrolle bleibt trotz Automatisierung Pflicht
Einmal eingerichtet, läuft vieles automatisiert, aber eben nicht alles. Mindestens einmal im Monat sollten Onlinehändler daher ihre Prozesse kontrollieren. Stimmen die Umsätze mit den Zahlungsberichten überein? Gibt es doppelte oder fehlende Belege? Automatische Prüfberichte und Dashboards in Buchhaltungsprogrammen helfen bei der Kontrolle und sollten regelmäßig genutzt werden, um Fehler und Missverständnisse zu vermeiden.
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